2014年9月29日星期一01:00

与离岸利益相关者合作的技巧

撰写者

在互联网推动下的全球经济中,越来越多的业务分析师需要与遍布全球的利益相关者合作。几个问题可能具有挑战性,例如设置适合所有与会者的会议,在利益相关者距离多个时区的最后期限工作以及了解母语与您的母语不同的人。

时间/出勤障碍

根据团队的位置,工作日的时间可能会成问题。虽然有时您可以等待一天时间来回复电子邮件或文档审阅请求,但有时您不得不在下班后工作以适应时区差异。

紧迫的最后期限要求采取更具创造性的措施。在最近的一个项目中,我与马尼拉的技术和质量保证团队合作,比新泽西早14小时。当要求我担任用户验收测试(UAT)的测试负责人时,与质量检查团队的合作特别具有挑战性,并且缺陷的处理时间为三个小时。
由于我全天候(24x7)全天候进行测试,所以我在家工作,这样我就可以在缺陷电话之间睡觉。这使我能够在短期内为解决方案提供便利。如果我没有这样做,那么问题和解决方案之间就会有一天的延迟,甚至很容易将固定的项目拖出。以这种方式工作使我们能够按时完成工作,并且该项目已按时交付。

语言障碍

全球劳动力通常由说英语作为第二语言的人组成。有时,在岸劳动力也讲英语作为第二语言。如果您以英语为母语,这可能会给彼此理解带来一些挑战。甚至说英语的人有时也很难互相理解。例如,我很难理解澳大利亚的语。

您与海外团队的大部分互动都将通过电话进行,有时甚至是电话会议。很难弄清谁在讲话和人们在与大量参与者的通话中说了什么。如果存在语言障碍,这将更加困难。

您可以采取几种措施来解决此问题。例如,如果您主持一个需求会议,请尝试尽可能使用视觉辅助工具。

确保尽可能发送议程和随附的文件以及会议邀请。

在会议开始前两分钟发送工件,以确保每个人都可以阅读它们,而不会在意您的讲话。

明确指出,您随时可以在任何演示文稿或工作议程中回答问题。如果人们不愿打扰您,则会丢失关键信息。

充分利用电话会议的一种好规则,无论使用哪种语言,都是要确保对所有不确定的问题都提出后续问题。

如果存在语言障碍,那么柔和的“很抱歉,我不确定我是否理解您,请您再说一遍”,对解决问题大有帮助。不要害怕要求人们放慢脚步,或重复他们的讲话。
向别人重复他们所说的话是有效的。这样,您将都知道自己是否掌握了概念和细节,或者您(或利益相关者)错过了什么。

有一些可以促进电话会议的应用程序,例如Cisco WebEx和Citrix GoToMeeting。它们都提供高清视频,并且使与会者能够查看彼此的计算机屏幕,这使您可以进行PowerPoint演示,而不会引起所有人的眼泪。您还可以共享其他文档,问题和策略。

我还使用WebEx演示和讨论部分内置或处于beta版的应用程序。与文档和屏幕截图相比,它可以给电话上的人们更好的功能意识,还可以为人们提供该应用程序的实时体验。使用应用程序来了解用户界面和功能无所不包。

电话会议后,跟进一封澄清电子邮件以确保翻译中不会丢失任何信息特别重要。无论如何,您应该始终发送包含关键点和日期的后续电子邮件。简单地写上“这是我从会议上了解的内容”,然后是项目符号列表。如果您知道您错过了一些答案,请在电子邮件中重复这些问题。不要假设或猜测。

同样,在为全球读者写作时,请记住英语,就像任何一种语言一样,都充满语和惯用语表达,这些单词在一起放在一起时所表达的含义与单独使用时有所不同。
只需陈述事实,并一如既往地争取尽可能清晰的语言。例如,与其说“我们有一个紧迫的期限,所以我们将首先跳起来”,而是说,“我们有一个紧迫的期限,所以,我们必须快速学习。”如果使用成语,您将花费时间来解释您的意思,否则人们会简单地掩盖单词并错过重要的想法。请记住,业务分析就是从正确的人那里获得正确的信息。您的工作是促进该过程。

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罗宾·施雷尔·霍曼(Robin Schreier Hohman)

罗宾·施雷尔·霍曼(Robin Schreier Hohman) 是新泽西州的一位业务分析师,在全球制药,零售和IT公司工作。她还是出版人,并且为使用互联网的书籍做出了贡献。

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