2009年4月14日,星期二,01:00

贸易工具第二部分;实施需求管理工具

由Renee Saint-Louis撰写

第一部分 本系列中的内容描述了如何准备,计划和选择需求管理工具。选择工具通常很容易。在不引起大规模混乱的情况下实施该工具带来了更大的挑战。既然已经选择了一种工具,那么在您的组织中获得该工具的接受和采用的最佳方法是什么?变化很少没有阻力。本文将介绍如何招募早期采用者,对工具进行市场营销并及早且经常地交流变更,从而克服阻力以成功实施需求管理工具。最后,我将介绍一些组织在实施该工具时吸取的一些教训。

实施工具

生产不是工具在材料上的应用,而是逻辑上的工作。
〜彼得·德鲁克

组队

购买工具后,实施将需要进行一些计划,培训和指导,以有效地推广该工具。如果您还没有,请从组建实施团队开始。该团队将代表该工具及其对更大的IT部门的好处。该团队还将帮助计划,创建指导方针和最佳实践,并在其给定的部门中指导分析师。

像对待其他任何IT项目一样对待这种实现。从项目计划开始,确定实施任务,并分配资源。然后执行计划。

一旦制定了项目计划,就让团队成员接受全面的培训,并使他们对工具感到满意。在一个组织中,我们引入了工具供应商来培训团队成员和一些关键的质量检查人员。我们向供应商提供了我们自己项目中的一些用例样本,并在培训期间将其用作示例。然后,团队成员开始在自己的项目中使用该工具。当我们在一起开会时,我们从自己的经验中学到了东西,并利用这些经验为组织起草了最佳实践准则。最佳实践包括如何在工具中构建需求,为不同类型的项目创建模板,命名约定以及针对该工具的一些怪癖的技巧。

招募早期采用者

一旦团队建立了一些指导方针并在自己的项目中对工具进行了测试,就该进行分支了。找到一些愿意成为该工具的早期采用者的经验丰富的分析师。让团队成员培训和指导早期采用者如何使用该工具。然后,早期采用者应在使用该工具时经历完整的项目生命周期。定期与早期采用者联系,以将他们从经验中学到的知识应用到最佳实践准则中。另外,请收集开发人员和质量检查团队成员对工具的看法的反馈。由于这些小组通常会消耗需求收集的输出,因此他们将需要接受工具并可能适应其工作习惯,以适应管理需求的新方法。不要小看这个变化!

尽早沟通

与任何更改一样,总是会有反对者和怀疑者。实施需求管理工具没有什么不同。实际上,在工具而不是Microsoft Word文档中编写需求需要改变观念。对于某些人而言,此更改很容易,而对于其他人而言,则很困难。实施团队可以通过沟通来平滑过渡。举行论坛,演示该工具,讨论其优点和局限性,并分享早期采用者的经验。定期举行这些论坛,以便团队随时了解进度,并提醒他们使用工具的好处。

口碑广告将大大有助于鼓励其他分析师采用该工具。让早期采用者谈论他们的经验,并在整个团队中传播好消息。在一些开发项目上试用了该工具后,一位早期采用者表示了对该工具的热情,他说:“我想在该工具中写下我的所有要求。”通过在一些简单的项目中试用该工具,他对工具及其局限性感到满意,并看到了使用该工具所获得的好处。在分析师公开论坛期间,我们利用他的热情帮助出售了该工具。他还向直接的团队成员宣传,更多的人签署了在下一个项目中使用该工具的协议。

庆祝的借口

最后,使用该工具作为聚会的借口!在一个组织中,为了激发活动的热情,我们在SharePoint网站上托管了在线琐事问题。我们每天发布问题,前五名获奖者获得了活动设立的礼品券。在活动中,我们重申了该工具的优势,提供了与培训模拟的链接,展示了成功项目的示例,并分发了最佳实践准则。手续完成后,我们便开始了娱乐活动,并利用这次机会与同行进行了社交。

综上所述,该工具的实现确实不是一件小事。没有大声疾呼,没有同龄人抱怨,没有大混乱,也没有浪费金钱。我们有条不紊地完成了实施所选工具的任务,向同行寻求帮助,并在整个组织中反复传达了相同的信息,从而轻松地过渡到了工具的采用。整个过程耗时约一年。在那一年,我们稳步增加了用户采用率,到举行活动时,大多数人已经开始使用该工具。与第1部分中提到的工具的先前实现相比,用户社区的需求几乎没有考虑,而该工具的实现则毫不费力。

最后的想法

智慧往往永远不会来临,因此人们不应仅仅因为来晚而就拒绝智慧。
〜费利克斯·法兰克福

尽管许多供应商都宣称,没有一种工具是完美的。最好在过程中尽早发现需求管理工具的局限性。一旦了解了局限性,就应制定计划以解决局限性,并最大程度地减少对组织的影响。

购买前测试应用程序的性能。我个人使用的工具最大的挫败之一是,当多个用户访问存储库时,该工具无法执行。加载某些项目将花费10分钟或更长时间,而在其他项目中工作则完全冻结了该工具。如果有可能,请在购买前学习此内容!它将为您节省很多挫败感,并使分析师保持生产力。

永远不要低估员工抵抗变革的需要。这是自然的。我们都做。计划,接受并继续交流该工具的好处,即使遇到组织的抵制。最终,人们来了,使用该工具将成为组织内日常生活的一部分。

最后,从您的经验中学习。保持开放的态度,并听取早期采用者和实施团队成员的经验。宣扬成功,并从失败中学习。毫无疑问,成功将随之而来。


蕾妮·圣路易斯 是Schwan Food Company子公司的高级系统分析师,她在那里建立并领导了卓越的分析师中心。在加入Schwan之前,Renee曾在一家大型保险公司担任需求启发实践主管。雷妮(Renee)从事执业分析师已超过10年。

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