星期三,3月31日2021年3月31日09:00

我们都沟通,所以是什么让它变得如此困难?

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沟通是我们的东西 在我们的生活中做。很多沟通是口头,有些不是。

我们使用不同的语言来传达不同的需求。婴儿有他们的语言,青少年他们。我们正式和俚语谈论,有时使用适当的语法,有时捷径和首字母缩略词。有时我们会谈论而不沟通,有时我们在没有说话的情况下沟通。鉴于其普遍性,似乎现在我们都会学会如何有效地完成它。但正如我们所知道的那样,我们看起来都有丰富的误解。

仍然,通信是所有商业分析师(BAS)和项目经理(PMS)的关键技能。我们不可能在没有有效沟通的情况下成功。以下是有效通信的三个提示以及如何避免共同的通信陷阱。

陷阱#1 - 相同的词,不同的意义

作为BAS和PMS,我们经常遇到具有不同心理模型的知名。当利益相关者使用术语或短语时,会发生这种情况,我们会以不同的方式解释。或者反之亦然。我们使用相同的单词,但这对我们每个人来说意味着不同的东西。一个重要原因是背景。虽然我们每个人使用相同的术语,但我们的上下文是不同的。


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最近,我的丈夫和我通过一个外部改造公司进行了家庭装修项目。我们几乎都这样做了。我们在缩放上查看了选择,并根据需要进行缩放会议以解决问题。在一个点,我们得到了PM的文字,说明他们遇到了与主浴室中心的帖子有关的问题。在“演示”期间已经发现了这个问题。我写回来询问演示何时发生,为什么我们作为赞助商没有在这个演示。一系列文本和电子邮件无处可去,所以我们设置了缩放会议。我们很快就意识到了他的演示意味着拆迁。我告诉他一个演示是一个示威。因此,混乱。清除了,我们继续讨论这个问题。我的上下文是Scrum演示,与产品所有者和其他业务利益相关者的产品审查。他的背景是在建筑业,拆迁通常在建设中。同样的词有完全不同的含义。

陷阱#2 - 过多的情感或不够的情感

另一个常见的缺陷是将要么过于多或不够的情感到我们的沟通。我们都将我们的情绪传达到更大或更小的程度。我们以口头或非口头为单位而做到这一点。非言语沟通账户占大多数沟通。所以即使我们从不说一句话,我们通常会传达我们的感受。而且没有任何问题。但是,当我们触发我们的愤怒或挫折或其他负面情绪时,我们反应太快,我们会冒出一旦我们冷静下来,我们会冒险努力分解的沟通障碍。这就是为什么我们知道我们应该在发送愤怒的电子邮件或文字之前等待一段时间,或者让电话呼吁吹掉蒸汽。

另一方面,当情况呼吁同情和善良,我们没有显示,我们也冒险推出通信障碍。当我们遇到Sherlock Holmes时,柯南Doyle的着名分析侦探经常被视为寒冷和消除的寒冷和帕克,星际跋涉的半人,半外星物的凉爽脱离。我们还致力于屏障。像与有效沟通有关的一切,当我们锻炼对这种情况的情绪反应时,最好是。

陷阱#3问正确的问题是错误的方式(或询问错误的问题)

“我们以为我们有答案 - 这是我们错误的问题”来自U2,11点蜱汤

说到夏洛克福尔摩斯,我可以看到有效的PMS / BAS和侦探之间的相似之处。两者都使用逻辑和直觉来合成不同信息并连接点。这种能力很重要 - 在侦探抓住坏人的情况下,在BA的情况下理解和解决业务问题。此外,两者都很好奇。他们提出了相关的问题,倾听回复,并保持挖掘直到满意。有时他们的质疑需要不寻常和意外的转弯。这是因为既不接受答案给他们作为最终答案。他们探讨了。有时他们会落下兔子。但是,好的人知道何时追求一系列质疑,何时放手,何时提出后续问题以及何时进一步思考所说的话。

提出相关问题是最有用的技能项目专业人士。良好的问题不仅揭示了需求和要求,还可以开放通信。同样,措辞差的问题可以快速结束对话。例如,“你对这个解决方案的选择是什么?”可以打开通信。 “这不是最好的选择吗?”可以关闭它。

也许更重要的是我们提出问题的方式。 “为什么......”是一个很好的问题。它几乎揭示了我们工作的各个方面,包括当前和未来的国家流程,业务需要任何给定的倡议,以及与利益攸关方承诺有关的问题,只有几个。但是,我们不想听起来像Cranky幼儿,问“为什么,为什么?为什么?”。

我们的语气也很重要,可以放松或防御性。我们不想听起来像检察律师,这很容易关闭通信。但是,我们并非始终意识到我们如何遇到。我们的意图可能非常好,让人们放心,但我们的效果可能非常不同。有时在跨文化,语气,面部表情和其他非言语沟通时,可能会误解。

最后,许多BAS和PMS询问错误的问题,通常以主要问题的形式。领先的问题听起来像问题,但他们真的是解决方案。像“你有没有想过的......”或“不是这个解决方案的最佳选择......”听起来像我们从事利益相关者,但实际上,我们只是切断了通信。我们介绍了我们的想法,而不是询问我们的利益相关者的想法。在我们询问我们所有的问题之后,我们确实想提出我们的建议。但直到我们询问我们的问题并完成我们的分析。

这三个陷阱只代表了诸多妨碍了有效的沟通方式。但是,了解上下文,展示了这种情况的正确情绪,并询问正确的问题是一个很好的开始。

伊丽莎白拉森

TopContributor.

伊丽莎白eth larson., PMP,CBAP,CSM,PMI-PBA是水印学习/ PMA的顾问和顾问,并拥有超过35年的项目管理和业务分析经验。伊丽莎白的讲历史包括五大洲国家和国际会议的关键和演示。 Elizabeth在四本附加书籍中发表了共同撰写的五本书和章节,以及在BA次和项目时期定期出现的文章。 Elizabeth是Babok®指南的所有版本的领先作者/专家审阅者,以及几个PMI标准。伊丽莎白享受旅行,徒步旅行,阅读,戏剧,以及她的6名孙子和1名孙女。

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