2018年1月18日星期四08:01

那现在的状态呢?

撰写者

那呢这是一个古老的,缓慢的过程,几乎无法运作,很快就会被新的全自动高科技解决方案所取代。

没有人需要它,我们越早摆脱它,它将越好!

在这个创新的时代,当鼓励每个人都去研究改进和简化当前的流程时,我们突然发现,这些年来一直为我们服务良好的方法被视为过时的,而不是为刷新而准备的。当然,我们都在寻找更快地完成工作的方式,并在更短的时间内减少击键次数(甚至没有击键次数)。因此,让我们着急构建这个不错的新解决方案。为什么要担心我们现在拥有的东西?为什么我们必须查看当前状态?

因为这是通往美好未来状态的关键。

“人们必须首先了解一个流程,然后才能对其进行更改,更不用说对其进行改进了。”我不记得我何时何地读过这篇文章,但是自那以后,这条消息一直停留在我身上。多么简单,多么优雅,多么真实!然而,在我们为改善世界而兴奋时,我们常常忽略了这一重要步骤。

从头到尾花些时间来了解(很可能是)笨拙的当前状态使我们能够:1)检查每个功能,以确定为什么将其包含在新解决方案中可能不重要; 2)建立一个基准,我们可以据此衡量未来状态或其原型的成败。

例如,在查看现有系统流程时,我们会注意到可用但未广泛使用的功能–为什么?如果它在屏幕上更清晰可见,用户会利用它吗?也许使用它的条件并不经常出现,因此可以证明排除新解决方案的合理性?我们可以考虑在其他地方执行的其他步骤,但是要完成此过程是必需的–例如,需要在另一个系统上查询比率后才能将其输入屏幕。是否可以将费率自动计入新解决方案中,还是应该在新解决方案之外进行此过程,而应将其作为其他更合适过程的一部分?我们可以询问用户他们最喜欢该系统的什么,找出原因,并确保在计划新解决方案时不会丢失此功能。最后,我们可能会发现不需要新的解决方案。只需进行一些调整,当前状态就可以很好地运行。否则我们可能得出结论,在当前状态下无法正常工作,因此,必须重新构建所有内容。无论哪种方式,在分析结束时获得的知识都将成为未来前景的蓝图。

一旦构建了新的解决方案,该蓝图也将成为我们应如何测试新解决方案的准则之一。以前如何运作?它在新世界中应该是相同还是不同?最终结果应该相同还是不同?新流程是否比旧流程花费更多或更少的时间?它涉及或多或少的体力劳动吗?希望这将是当前(或不应该)当前过程的全部假设。


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以下是我们可以在当前状态分析中使用的一些技术:

  • 数据/过程/接口建模与分析 –了解当前的数据结构和使用它们的流程(包括与外部流程的交互)可能会发现改善数据完整性和简化未来处理的机会。
  • 业务规则分析 –了解可能已经定义和/或约束当前状态设计的规则,可以洞悉其中哪些将影响未来的状态设计。
  • 文件分析 –查看现有文档可能会发现有助于了解当前状态的信息。
  • 面试/调查或问卷 –从最终用户那里获得第一手反馈,可能会发现未表达的要求和改进机会。
  • 观察 –亲眼目睹实际的处理和使用可能会发现改善用户体验的机会。
  • 数据挖掘 –确定与当前流程/产品/服务的使用相关的模式可能使我们能够利用这些模式以获取优势。
  • 标杆管理和市场分析 –与行业和市场标准进行比较可能会找到机会,使我们的流程/产品/服务在行业中脱颖而出并达到消费者的期望。

上述每种技术都能使我们清晰地了解当前的状况,同时又可以使我们制定未来计划,让我们以玫瑰色窥视如果我们只能找到合适的人,足够资金和足够的时间来研究新解决方案。但这是另一篇文章!

最重要的是,投入时间来了解当前状态是实现您期望的未来的关键一步。

埃斯特·麦地那

CBAP的Esther Medina在IT领域有着长期有趣的职业生涯,最初是一名开发人员,在项目管理方面有一定的工作经历,现在享有完全的BA资格(这意味着要担任许多不同的角色)!她曾在亚洲,南美和北美洲工作,但在加拿大找到了永久居所。她认为,广管局的工作是理解,以促进理解。

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