2018年9月4日星期二08:38

为什么要打扰当前状态?

撰写者

最近,我发现自己带领一些高级管理人员浏览了我编写的一份需求文档,当时有人对我没有想到的问题感到惊讶。

他们想知道为什么这么多的文件专门用来描述当前状态以及组织在相关过程中面临的各种挑战和不足。这是一个公平的问题,但是经过十多年的业务分析师工作,我开始认为详细的当前状态文档很重要。

那么为什么还要烦恼当前状态呢?

首先,当前状态文档是我们如何向利益相关者证明我们一直在关注并了解他们在告诉我们什么。这有助于与利益相关者建立关系,但更重要的是,它使我们保持诚实。我们的利益相关者可以借此机会来审核我们对他们所面临挑战的了解。如果我们不是对问题的实质有准确的了解,那么我们的要求将驱使我们寻求解决根本问题而不是症状的解决方案的可能性有多大?我总是挑战向我报告的业务分析人员,在正是出于这个原因开始与我讨论他们的要求之前,向他们解释问题。

对于我们的解决方案提供商来说,这也是必要的背景。让我们设想两种不同的情况。

如果我们正在与软件开发人员一起实施对企业系统的变更请求或增强功能,并且向他们提供“解决方案必须”声明的清单,那么很少有人可以一路清醒地进行需求审查。以便提供任何特殊见解。

他们可能仍会开发出完全合规的解决方案,并且如果您的要求几乎是完美的,则您甚至可以提供一个通过首次尝试即可通过用户接受测试的解决方案。但我不会乐观。

而是想象一下一个需求审查会议,该会议首先详细说明了我们正在开发此解决方案的人员的生活状况,我们将重点关注此增强或更改要解决的挑战。然后,我们开始讨论功能需求,然后我们的开发人员会参与进来,并使用他们自己的推理和逻辑来了解这些需求与问题之间的关系。


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我的一贯经验是,绝大多数软件开发人员都觉得这更加令人兴奋,并且这只会使每个人的生活变得更加轻松。如果您要与内部团队中的人员一起工作,而您将继续与他们在未来的项目中进行反复合作,那么这尤其有价值。我想您会发现这通常会带来一些很棒的建议,否则您也不会从中受益。

另外,如果我们要聘请顾问来协助选择或实施(无论是硬件还是软件),那么对当前状态文档的需求就更大了。

如果没有详细的当前状态文档,我们将如何使局外人更快?使用精心编写,经过编辑的文档(其中已包含所有相关和适用的流程图)进行工作,可以更快,更准确地进行工作,而无需在介绍需求时尝试解释背景。如果您可以提前提供文档,并且他们可以在星期一早上准备好齿轮并提出问题,则特别好。

当我们与外部解决方案提供商合作时,我们也可能没有机会“在测试中修复它”(不是我们应该依靠它)。如果我们正在选择或实施硬件解决方案,则尤其如此。

例如,您可能提供了一系列要求,使供应商可以推荐一台出色的触摸屏计算机……然后您可以在制造环境中实施该应用程序,在该环境中,员工必须戴上防护手套,使触摸屏无法操作。如果仅您说明了谁将使用计算机以及用于什么目的,那么供应商可能会从经验中知道要提出正确的问题,并且可能会建议其他方法,或者至少为您提供了订购兼容手套的先决条件。

重新解释被误解的需求通常比开始解释所发生的事情要花费更长的时间。无论您的要求有多高,它们总是会受到解释,并且没有什么能比共同的理解更好地确保预期的阅读。这是事实,无论您与谁一起努力达成目标。解决方案,但是如果您与外部顾问或开发人员一起工作,那么花时间来回花费会变得昂贵得多。稍后,当需要解释为什么该项目超出预算时,对于熟悉当前状态,对要求如此困惑的利益相关者来说,这将是令人困惑的。这在所有有关方面都反映不佳,不必要地反映出来。

那么,为什么要打扰当前状态呢?因为它将帮助您以更少的精力,更少的返工,更少的费用获得更好的解决方案,并为从涉众到解决方案提供商的每个人提供全方位的更好体验。

瑞安·麦克弗森(Ryan McPherson)

瑞安·麦克弗森(Ryan McPherson)是Price Industries Limited的高级业务分析师,在加拿大MB的温尼伯市拥有超过11年的制造业经验。

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