2020年12月10日星期四09:00

是的,您可以在Covid-19期间实际上有效地提出要求!

撰写者

我们都在适应新的社交距离的Covid-19标准,

特别是如果您像我一样在面对面的小菜馆中壮成长,以收集需求,逐步寻求潜在的解决方案,提供培训或进行介绍。因此,进入虚拟环境对我们许多人来说并不舒服(特别是如果您已经将9楼的市区景观换成地下室的白墙,旁边是热水炉,则该热水炉可靠地在星期一上午10点启动, MicroSoft团队签入!)而且,喘气!除了掌握使用静音按钮的技巧外,我们还可以学习其他策略来最大程度地发挥需求激发效果,并从柠檬中制成众所周知的柠檬水。那么,让我们开始吧?

确定哪种视频会议软件最适合您的需求和目的

由于我是内部学士学位,因此一直都是MS团队。但是,如果您是外部顾问,则可能会使用Zoom,WebEx,GoToMeeting,Skype等。至关重要的元素是共享PDF,Word,PowerPoint幻灯片和Excel电子表格的功能。记录会议的能力也很重要。

进行技术检查

您的耳机是否可以正常工作(没有猫被咬过)?您的互联网运行正常吗?您的笔记本电脑是否以可接受的速度而不是蜗牛的速度运行?参加者是否具有适用的软件和/或安全访问权限,才能查看您正在收集要求的过程?例如,如果没有任何利益相关者安装Visio,则不要发送MS Visio文档。在这种情况下,请采取适当的解决方法,例如共享屏幕或在几天前可以查看和打印的情况下共享演练文档。

适当设置视频背景

是的,这意味着将其更改为除黑暗的地下室之外的其他内容。这是大多数视频会议软件(包括MS Teams)中的一个选项。效果最好的字体会模糊或模糊不清,直接在您身后发生,这可能包括(如果您像我一样),猫和小孩在蹦蹦跳跳地从书架上拉东西。在MS Teams中,此功能位于右上角的三个点下方,您可以在其中选择“更改背景”。效果很好。还有一种导入个人背景的方法,包括将图像上传到适当的共享驱动器。

望着镜头

最后,请确保将相机放置在适当的位置,以使脸部显得宽大,并经常与屏幕进行眼神接触。有些人通过将相机(例如笔记本电脑)放在两个较大的台式机显示器中间来实现此目的。然后,他们将“ MS团队”窗口拉到一个位置,在该窗口的左侧屏幕上占50%,在右侧屏幕上占50%,这样他们在查看利益相关者时别无选择,只能朝摄像机的大致方向看。这样的结果是您看起来权威,感兴趣且专注。

在会议开幕式上与每个人核对,询问他们的状况

询问人们在艰难时期的表现如何,要走很长的路要走。在这一空前的一年中,我们许多人感到孤立。因此,花一点时间去体会孤独感的挑战,或者让孩子们在隔壁的房间里上虚拟学校,对于建立相互尊重和关怀的关系将大有帮助。


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准备好给予耐心的帮助

孩子们会打断您的会议,配偶可能会在后台穿行,或者杂货可能会突然送到前门。当您进行虚拟需求获取会话时,这些事情将会发生。滚下去,他们会回报你的青睐。

做好准备

任何做饭的人(甚至像我这样的穷人)都知道准备工作的全部。量出您的食材并准备好使用。将炉子预热到375F。刀和餐具应准备好拿起,不要搜寻。您的业​​务分析工作也会遇到同样的情况。将需求草稿文档和辅助材料在桌面上打开并准备好共享,并且将打印副本粘贴在显示器或办公桌上,以免看不见。另外,请您的利益相关者提供一些预先要发送给您的初步问题,以便您可以迅速回答。他们将对此表示赞赏。

超级有条理 和 Time Efficient

非常重要的一点是,会议必须按时进行,并且您不要浪费他们宝贵的时间在共享文件或在线票务跟踪器上摸索(我发誓,大家都在这里!)。首先,要有一个预先共享给所有参与者的议程,这样他们就有机会自己打印该议程(假设他们有家用打印机),并且每个人实际上都可以在同一页面上。如果您系统地涵盖了议程中的所有项目,那么您将尊重利益相关者和最终用户的时间和情况。您永远不会知道,一旦相机关闭,谁将有三岁的孩子在门外等待小吃。

负责确保利益相关者传达给您的需求的每个细节都有意义

您可以问类似“这样的问题,所以我听到您说的是,一旦运行了加载自定义标题表的过程,研究生助理希望将出勤费用预先填充到新网页中。这样准确吗?”由于您需要引导这辆火车绕山下走,因此您需要适当地停下来然后继续行驶。如果讨论开始超出范围,请引导他们如此缓慢地朝着目标前进。示例:“我认为现在是时候回到讨论如何监督外部奖励流程的绝佳时机,因为这是我们需要解决的下一件大事。你怎么认为?”

结束采访

最后,问“我忘了问你什么?”或“您想添加的其他内容尚未涵盖?”此外,请确保所有人都能清楚了解行进命令,尤其是谁是自愿者,或者“ 自愿”,他们的作业是什么,什么时候到期。 “乔什说,他将确定在网站上有多少客户访问我们的MPN贷款功能,并将在明天发送这些数字。”绝对不要忘记以“谢谢大家,祝您玩得开心,好好照顾自己,让我们尽快联系!我会与您进行任何澄清,如果没有,我将分享需求文档的下一个草案。”

不要害怕给予真正的赞美

“感谢您对这个项目如此热心!这确实有助于我们前进,”或“感谢您率先尝试新流程。这将帮助其他人加入。”

一天之后,发送会议摘要/会议记录/说明/重要决定文件

会议结束后,向团队发送电子邮件,以总结所涉及的主题,收到的反馈以及至关重要的决策和决策者。另外,在会议记录中,请确保包括后续步骤以及适用的责任方, 例如,“海蒂(Heidi)将检查留学办公室是否将取消春季课程,并进行报告。”

总结一下…

尽管我们并不是在篝火旁唱歌,我们都知道这首歌,但我们仍然在一起,您作为BA的尊敬者越多,并认识到您的需求启发会越成功!

亚历克斯·怀特

亚历克斯·怀特是威斯康星大学麦迪逊分校的高级业务分析师,专门研究过程分析,映射和改进,需求收集,利益相关者关系,SQL查询,沟通设置,令人满意的学业进展和学生出勤成本。他获得了文学学士学位宾夕法尼亚州库兹敦大学英语专业,辅修历史。 Alex是国际商业分析协会(IIBA)的认证商业分析专业人员(CBAP)。他还获得了团队学习证书&威斯康星大学麦迪逊分校的持续学习领导力基金会完成了威斯康星大学麦迪逊分校人才管理办公室的“全面管理”培训课程。他的工作发表在《商业分析家时报》(BATimes.com),《雄鹿县快递时报》,《 The Intelligencer》和《 Askmen.com》上。他喜欢与家人共度时光,演奏音乐和阅读历史。 http://linkedin.com/in/alex-white-cbap®-6144517

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