2013年7月9日星期二08:57

阐明业务案例-愿景计划第5部分

撰写者

费雷尔April 30 IMG01动机:
“如果您不完整,请至少确定您最重要的业务流程! 

配料:
业务需求
任何企业架构均不限于:
组织(业务)目标& Objectives
性能指标
组织过程资产
所有解决方案[已构建,已部署]
十个利益相关者类型(及其所有想法)
有关风险的所有可用信息
所需的业务分析资源

“危险,威尔·鲁滨逊!”如果您戴的是PM帽子,则您的“警觉性”感将受到侵犯,但请尝试放松。这是业务分析,而不是项目分析。

欢迎来到我们有关企业分析的系列文章的第五部分,并且这些任务的使用并非如前所述是“顺序的”,而是高度迭代的。另外,我提醒自己(我的读者无需提醒)我们已经达成了绅士的协议,即我们没有时间来“完成”。我们正在做的所有事情都是在尝试改进“无纸化10,000,000美元”(请参阅 Schmision第1部分 更多细节)。

从最初的愿景中获得更高质量“范围”的一种好方法是对高质量的业务案例进行“假设”。这是因为任何重要的项目都代表了企业“意识”的新东西。新颖性意味着风险,不确定性和许多假设。甚至约束都是假设,尤其是如果没有分析约束对潜在结果的影响。考虑到不确定性,“假设”思维是做出更高质量决策的一种途径。 *如果在正式的项目承诺之前不进行正式的可行性研究,这一点尤其重要。 **

企业分析(包括需求分析工作)使我们能够定义业务“揉捏”,评估能力(和其他)差距,并定义解决方案方法和解决方案范围。我们故意将解决方案多元化。首先,我们希望以专业学士学位的形式提出,提供选择,利弊,而不是意见,态度和个人喜好。首先(本系列的重点),“急于解决”是大型项目的关键失败模式。通过研究替代方案(请参见上个月的第四部分),我们开始了解解决方案选择的真正影响,以及选择特定项目范围和优先级时固有的权衡。 

您知道,这是很棒的“项目前”需求,它是自己的“项目前项目”。这种做法可能会提高项目管理办公室“分类”的质量。它(也可能是我的最爱)可以使下一线分析师在下一步分析步骤中领先。总是有下一位分析员,因为总会有下一个分析步骤-立即付款,以后再付款。如果未分配专业分析师,则意味着最终用户会复仇地步入该角色。最终用户专家的示例分析:“这很烂,无法使用。”

为了最大程度地减少对此类专家分析的需求,我们设想通过提出一个高质量的业务案例而不是一个成本分析不力的理由,从右脚开始该项目。万一你忘了 单击此处浏览Schmision第1部分中的“成本合理性”.

现在,让我们将“公正成本”分析与类似于我们所从事的实际业务的业务案例进行比较。注意可追溯性的开始(也是其主要目的之一)。

我们从“清理”(分析)业务目标开始。为此,我们通过调和他们之间的关系以及迄今所理解的问题和机会(“揉捏”本身)来实现这一目标。作为回报,我们获得有关如何组织业务案例的指导,更好地理解高级别要求,以及可行的“摘要”潜力。

此分析如下(再次,与差距???)立即提示差距。我们通过弄清楚“其中一些事物与其他事物属于同一个人”来进行分析。我们将继续增加我们(所有利益相关者)所看到的空白,并在我们知道的地方填补空白。

目标/目的/问题/机会及其关系:

  1. 将2013年本科生的入学人数从2012年秋季的37,213增加到2013年秋季的41,500。
    1. 申请从大约49,000个增加到超过55,000个(如何?有多少新申请人将有资格?然后有多少人会接受我们的录取资格?我们可以)
    2. 减少丢失的申请/申请人(请参阅下面的问题1、2)。
    3. 将辍学(和转学)从每学期3723减少到1500或更少。到2014年春季末,这将导致本科生入学水平至少为38,500(与上述目标相关???)。这样做:
      1. 根据2013年12月1日进行的2013年度“学生满意度”调查,将学生满意度从82%(2012年结果)提高到90%(请参阅问题1、2、4)。
      2. 到2013年,将暑期学校的入学率从2012年的9833个增加10%至10,816个以上(如何做?)。
      3. 吸引更多的本科生与我们在一起,以期在我们不断扩大的研究生课程中继续接受教育(请参见下面的目标B):
      4. 将秋季研究生的入学人数从2012年秋季的12,360名增加到13,500名,由学术部门分配。目标如下:
        1. 法律– 200+
        2. 商业– 430+
        3. 媒体/艺术– 120+
        4. 公共安全(新部门)-320以上
        5. 博士学位课程-70多个
  2. 即使业务增长也可以降低成本。这样做:
    1. 将员工流动率从每年10%降低到5%(如何操作)。
    2. 冻结2012年的招聘人数(1017名员工),但以下情况除外:
      1. 新公共安全部门的一名新院长除外。
      2. 同时为新的教学工作量增加20名合同教师(S
      3. 在增加20名合同教师以抵消预期的合同减员的同时(我们假设合同雇员和正式雇员对纸张工作量具有相同的影响)。
    3. 将员工生产力提高XX%??? (请参阅下面的问题1、2、6)
      1. 通过减少花在纸张(信息)上的时间
      2. 借助改进的系统(集成的教师计划,在线学生注册和课程计划)
      3. ???与其他系统措施一样??? (请参阅第4期& 6 below)
    4. 2014财年将年度文档存档成本削减了90%(请参阅下文第5期)。
  3. 改善社区关系,如年度社区反馈会议以及对社区以及情感和态度趋势的(新)正式调查所表明的那样:
    1. 将英语作为第二语言外展课程从4扩展到16。
    2. 提高学生满意度??? -见上文-学生也是社区成员???)。 (请参阅下面的问题1、2、4)

与使用纸张有关的已知问题和机会包括: 但仍不限于:

具体问题:

  1. 由于共享纸质申请文件,导致学生入学过程中出现瓶颈/放缓(请参阅附录A中的“录取学生”过程)。我们最大的竞争对手可以在不到两周的时间内给准学生做出录取决定,而我们目前的平均水平是5周(???由于下面给出的某些延误,这个平均值似乎很低–当一切顺利时,这是我们的平均值吗? ?)。虽然我们不知道有多少学生因延误而流失,但调查显示,超过30%的申请人抱怨延误。申请人不参加的原因包括:
    1. 缺少经济援助,被其他大学接受,家庭或健康问题,无法提供完整的信息(调查仅限于我们系统中的申请人。我们不确定是否会失去从未在线申请过的潜在客户,因为他们知道来不及了???)。

  2. 学生成绩单丢失或放错位置会延迟经济援助。估计每年约有250份未找到,需要新成绩单,并且有4000份卡在收件箱中,要求有新成绩单,后来又找到了原始成绩单(发生了什么情况?)学生成绩单延迟了经济援助。还有其他原因延误了经济援助(缺少学生的信息),我们认为这是上学期3723名学生辍学一半的原因。经济援助的延误可能持续数月而不是数周,并且总是导致入学决定延误。

  3. 聘用教师需要10-20多名人员和3+个学术部门(本科,研究生和专业以及任何“相关”研究生课程???)中的任何一个,检查潜在客户的成绩单。保密&隐私考虑因素不鼓励或禁止影印或通过电子邮件发送成绩单。正式的笔录可能需要2到12周的时间才能从一组到另一组传递。

  4. 成绩由教师以纸质形式进行计算和提供,以供每个部门(教务处)输入成绩报告系统。当对成绩有疑问时,没有任何细节可以解释如何授予该成绩。教职员工解释说,每学期开始时都会在黑板上对评分标准进行解释并写在黑板上(每个教职员工都这样做?),尽管学生向监察员投诉。学生必须填写表格以正式要求教师解释。每个学期,学生申诉专员都会收到约200个与年级相关的投诉。每年提交的正式表格数量少于5个。造成差异的原因不清楚吗?大约有37,000名学生注册。

  5. 截至2013年,档案费用每年共计453,000美元。由于反复需要访问已存档的文档,这些费用中几乎有一半似乎无法控制。这些文件通常与花费超过4年才能完成学位的学生有关。我们需要政策和电子搜索来减少这种重复的手动纸质档案搜索。

    一般问题:

  6. 部门经理最近根据自己的观察估计,员工花费在发现,移动和重新归档纸质文档上的时间从10%(执行人员)到50%的时间不等,以支持其更专业的行政和学术工作。这些包括但不限于(是否估计数量,每个文档的时间影响?):
    1. 卫生保健
    2. 心理咨询
    3. 住房
    4. 兼职工作
    5. 招聘,雇用,解雇,福利管理(和其他人力资源职能)
    6. 合规性
    7. 法律工作
    8. 等级
    9. 监察员案件
    10. 退伍军人的教育福利
    11. 博爱&学生组织监督
    12. 教师指导与咨询
    13. 准备和跟进管理会议

  7. 可以预料,如果决定进一步分析和详细说明业务案例的需求,将会发现更多细节。

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我们将使用上述对帐(最高级别的业务观点)来跟踪我们在中设想的基于电子文档的解决方案(AS-IS与TO-BE) Schmision第4部分。完成后,我们(假设我们)将有足够的“面团”来设想一个业务案例。通常采用电子表格的形式,此处未提供。让我知道您是否知道。在接下来的分析中,我主要将自己的时间限制在申请人的关键时间,但同时也可能会增加工作量和人员影响。

录取学生–“潜在快乐”途径:

步 # 步骤说明AS-IS 新步骤待办事项?
01 申请人(潜在学生)填写准确且完整的申请包。 申请人在线填写了包裹,系统验证了包裹的完整性和准确性,因此申请人可以在提交前进行更正-跳至步骤13(此选择似乎超出了电子文档的范围,但最大程度地影响了目标)
02 申请人将申请材料包邮寄至招生 申请人扫描&电子邮件包到招生–跳到步骤9(在电子文档的范围内)
03  美国邮局每天两次向校园邮件处理部门提供送达服务 在大多数情况下,消除了1-7天的经过时间。
04  校园邮件处理将应用程序包分类到“招生”传递框中 在大多数情况下,省去了1-2天的时间。
校园邮件处理扫描并通过电子邮件将其打包至入学–跳至步骤9(适用于电子文档)
05   招生每天两次将邮件领取人发送到“校园邮件处理”,以:
  • 拿起招生邮件并带到招生部门。
  • 交付经过评估的应用程序以复制并分发到多个部门
消除了平均1/4天的经过时间。
经过的时间损失(10分钟到1/2天???)
努力程度(20分钟到40分钟???)
06  入学时间戳记所有收到的邮件。 被淘汰。
努力水平(每天1到10个小时???)
07  招生秘书将邮件分发给应用程序评估人员。 被淘汰。
经过的时间损失(10分钟到1/2天???)
努力程度(1/4天到1/2天???)
08  在处理任何特定程序包之前,Application Evaluator会对所有收到的应用程序程序包加时间戳记。 被淘汰。
经过的时间损失(10分钟到1/2天???)
努力程度(10分钟到3小时???)
09  Application Evaluator选择时间戳最旧的应用程序包。 创建和维护准确的纸张队列所需的时间大约占Application Evaluator时间的5-10%。
10  应用程序评估程序确定应用程序包已完成。 耗用的时间(10分钟到1小时???)
努力程度(10到15分钟???)
11  应用程序评估程序确定应用程序包是正确的。 耗用的时间(1小时到10小时???)
努力程度(10分钟到3小时???)
12  Application Evaluator将应用程序包传递到Campus Mail Service收件箱,以便每天发送两次。 上面估计的时间和精力。
13  Campus Mail Service复制应用程序包以分发到多个部门:
  • 学术顾问办公室(验证学历)
  • 财政援助办公室(协调财政援助)
  • 退伍军人援助办公室(退伍军人协调援助)
  • 潜在客户营销办公室(协调潜在学生活动)
  • 招生办公室(希望接受交流)
  • 住房,自助餐厅,基础设施(为学生到达做准备)
  • 学生指导办公室(为学生入学做准备)
消除人工错误和交付学术部门之前的延迟,可以节省4到24天的时间。
电子副本可以简化与代理商的数据共享,并可以节省多达1天至3周的时间(退伍军人需要3周才能扫描所有未扫描的财务援助应用程序)。
  学生入职  
哇! 我真的没时间了。 预计减少的耗时可带来以下好处:
  由于笨拙的管理流程而失去的前景。 据学者估计为15-25%??? (不是全部)潜在客户。
  由于学术进程缓慢,前景不佳。 管理员估计为15-25%??? (不是全部)潜在客户。
  等等。 :)


下个月:

我们希望事情变得更简单,更有趣:)

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*贝叶斯定理是另一个,它使我们能够根据新出现的证据来衡量我们的信念。不幸的是,与复杂的业务项目相比,贝叶斯定理更容易应用于搜索和救援任务,而复杂的业务项目在大多数情况下甚至无法建立可靠的业务案例。敏捷中的“回顾”(经验教训)是将“证据”应用于信念的温和尝试。我们设置一些优先级(优先信念),做一些工作(实验和收集数据),了解会发生什么(“事实”,“证据”和观点),然后更新我们的信念(新优先级)。

**整个项目成为可行性研究,并获得通常的结果。使每个项目更好地工作的一种方法是在全速前进(准备,瞄准,射击,而不是射击,准备,瞄准)之前进行小型飞行员(您已经知道)。这使得整个项目的“可行性”属性更易于管理,并且不太可能花费月球。

*** 嗯 :)

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马科斯·费雷尔(Marcos Ferrer)

CBAP的Marcos Ferrer 在业务分析和信息技术应用于流程改进方面拥有20多年的经验。 1983年从芝加哥大学毕业后,费雷尔先生加入IBM在芝加哥,在那里他致力于各种行业的需求和系统实现。他最近的项目包括退伍军人管理局的工作要求,在华盛顿市郊区卫生委员会介绍BA实践,并为NRG Bowl LLC创建保龄球行业模型。 2006年11月,Marcos Ferrer是IIBA认证的首批CBAP之一。他曾担任过最近担任总统IIBA,的DC-地铁章的当选委员,并在BOK 2.0测试的写作协助。

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