2013年4月30日星期二09:44

GAP分析扩展 - Vision-Schmision第3部分

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Ferrer April30 IMG01动机:
差距到处都是 - 只是看

原料:

触发行动 - 外部& Internal
原始视野(规定要求)
任何企业架构不限于:
       组织(业务)目标& Objectives
       性能指标
       组织过程资产
       所有解决方案[构造,部署]
十大利益相关者类型
所有信息都提供风险
业务分析资源根据需要

Vision-Schmision第1部分 我们交给了一些“原始视野”(要求[陈述,勉强]),伪装成与“无纸无纸”相关的某种“成本理由”。 在Bokworld这看起来像:

Ferrer 2013年4月IMG02 Part 2 我们将原始视野带到厨房,并用业务目标和目标混合,导致更多的商业“揉捏”:Ferrer 2013年4月IMG03

我们的“面团”(我们正在为商业案例拍摄:))仍然是非常生的。在第2部分结束时,它看起来像以下(奖励指向那些在下面尚未注意到的“揉捏”中的空白的人):

问题/机会 (从第2部分揉捏:))

最近的自动扫描技术的改进表明它可能是经济且有效的(我们已经有电子邮件)减少了本组织的使用。我们目前的目标和目标是: 

  1. 将学生满意提高82%至90%。
  2. 从2012年的37,213增加到2013年的37,213升至2013年41,500。
  3. 2012年冻结招聘(1017名员工)。
  4. 将员工营业额从每年10%降至5%。
  5. 减少每学期3723的辍学率小于1500。
  6. 通过将英语扩展为第二语言来改善社区关系(如何测量?)。
  7. 将档案成本减少90%

与使用纸张相关的已知问题和机会包括但不限于:

具体问题:

  1. 由于共享纸质应用文件,学生入学过程中的瓶颈/放缓(任何流程模型 - 用例,用户指南,流程图,会议说明在此过程中记录已知问题?)。我们最大的竞争对手可以在不到两周的时间内给出未来的学生录取决定,而我们的平均值目前是5周。虽然我们不知道我们失去了多少学生,因为这个(我们所知道的原因有多少人失败?),调查显示,超过30%的申请人抱怨延误(是我们系统中的申请人的申请人 - 我们是否失去了从未在线申请的前景?)。

  2. 丢失或错位(每种类型有多少?)学生成绩单延迟经济援助,我们认为是我们的3723名学生辍学的一半的原因。经济援助延误可以延长几个月而不是几周,并且总是有助于招生延误。

  3. 等级正在计算并在纸上(由谁?),进入成绩报告系统(由谁?)。当课程出现问题时,没有详细说明奖励的奖励(可能需要哪些细节?)。学生必须填写一份表格以正式请求教师会员解释。学生监察员每学期都会收到约200年相关投诉。每年提交的正式表格数量小于5.差异的原因尚不清楚?大约有37k的学生注册)。

  4. 由于重复需要访问已存档的文件,档案成本(多少服务?)似乎失控。这些文件通常与花费比正常更长时间的学生(是正常的,以及为什么?)来完成学位。我们需要更好(通过什么尺寸?)政策和电子搜索,以减少这种重复的手动搜索(我们如何量化此方法?)。

    一般问题:

  5. 部门经理最近估计(如何?),平均10%的员工时间(所有员工都同样影响?)用于归档,处理和重新提交各种文书工作。这些包括但不限于(每份文件的数量估计,时间影响):
    1. 卫生保健
    2. 咨询
    3. 住房
    4. 兼职工作
    5. 招聘(以及其他人力资源职能)
    6. 法规遵守
    7. 法律工作
    8. 等级
    9. 监察员案件
    10. 退伍军人的教育福利
    11. 兄弟会&学生组织监督
    12. 教师指导和咨询
    13. 准备和后续管理会议

  6. 预计如果对商业案例的进一步分析和详细要求进行了决定,则要发现更多细节(我们将如此决定:))。
现在,对于第3部分,我们考虑如何“评估能力差距”:Ferrer 2013年4月IMG04

BABOK表示,BABOK表示,此任务包括将“AS-IS”(模型)进行比较到“待”模型。非正式地,我们正在寻求要求,特别是缺少的要求(要求差距)。为了有一个好的“原样”,我们需要知道我们什么都不遗漏。一个好的“待”不会错过任何大或重要的东西。在我们正式识别“能力差距”之前,我们甚至可以填补。一旦我们知道,我们可以专注于识别阻碍关闭当前指标/指标和目标状态指示符/指标/度量之间的间隙的瓶颈。修复这些瓶颈使我们潜在“to-bes”。

“缺点”的“Numero Uno”原因是未能理解其中一个利益相关者类型的需求。通过考虑所有11个利益相关者类型及其需求来寻找差距: 

  1. 客户 - 不要落在信息技术必须作为客户视为客户的想法。对人们来说,很高兴总是很好,但它必须帮助商界人士对客户的支付客户。这与让它快乐的事情不同 - 根本不一样。
  2. 最终用户 - 如果他们不明白,这意味着您不明白 - 更终端用户,更好。有可能有太多的管理,但这不太常见。我们倾向于与最终用户与项目最友好的人交谈。别忘了与一些敌对的“结束滥用者” - 他们知道的东西:)。
  3. 域中的中小企业 - 您邀请外部思考的框。如果没有更改域中的中小企业已经知道并且做了什么,则没有要求。如果您探讨探索必要的变更,请报告没有要求,同时微笑真的很难。
  4. 实施中小企业 - 一旦称为玻璃盒,它们正在成为“云”IER。他们缺少金钱,主要是与商界的任何严肃的参与一起。在这个BA的意见中,它的投资一般是它可能的½到¼。似乎昂贵的要求似乎很昂贵,特别是迅速。快速发展意味着重型业务利益相关者参与。做你可以获得金钱和人物的东西(也可以使用您的商业案例Mojo而不是)。不要因为它的偶然而堕落“我们不能这样做,它太过于[坚硬,昂贵,政治上不可能,范围之外]。提供此类陈述时,请向他们询问克服,并谈判。他们构建不是对他们来说,它是为了企业 - 如果必须,请提醒他们。
  5. 供应商 - 如果您不相信他们未来的实现,您为什么根本买东西?考虑早期涉及它们,特别是如果他们的表现会影响你的(它)。
  6. 测试人员 - 一个要求等于一百个测试 - 早期和经常与他们一起工作,或者他们将无法准时完成。如果他们感到无聊等待您的要求,请参与他们开发的要求。
  7. 运营支持 - 它不是没有 - 如何“只是安装”。在没有要求的情况下转储购买的软件(或新策略),您将看到我的意思。填写操作的最低要求间隙是了解负载(性能)要求。技术的实际变化需要培训,规划和影响分析以及其他过渡要求。
  8. 监管机构 - 在这里,良知和执行只有差距,因为要求通常用文字和精神拼写出来。
  9. 业务分析师 - 您是否真正倡导您所需要的(BA队的BA规划中的BAPM),或者只是对项目经理说是的?
  10. 赞助商 - 不要让他们在没有蓝图,也不是企业系统的情况下建立摩天大楼。
  11. 项目经理 - 基于Visions的范围是幻觉 - 帮助他们了解改进到范围的内容将帮助他们使用可用解决方案制造时间和金钱截止日期。

寻找差距的另一个地方是企业架构(AS-IS)。当解决方案发生故障时,失败往往会出现未能完成组织的工作。组织的工作是什么?您可以在不到一天内列出至少150个进程吗?尝试它 - 它在减少“宫间隙”时付出代价。您越多了解您的业务,您的可能性越快就会建议将“破坏”事物的要求。 

忘记商业工作流程支持系统的一个很好的最新例子是Netflix,他想象他们的系统可以从“DVD”蜗牛邮件订阅者服务中分开“在线”用户服务。忘了他们用户的过程(AS-IS):

  1. 注册帐户(一次)
  2. 搜索您要查看的电影。
  3. 将您想要的电影放在队列中(DVD或Online)。
  4. 在队列中显示电影(邮件或即时视图)时观看电影。

他们想象用户不介意以下更改,这将使他们的业务系统更简单(待办事项):

  1. 注册帐户(两次)
  2. 选择搜索电影的列表 - 在线与DVD
  3. 搜索你想要看到的电影
  4. 将电影放在队列中(在线与DVD)
  5. 选择您想要选择您想要的电影的队列(如果您记得)
  6. 看电影(如果你找到它)

HMMM - 更好的用户,或更好的编码器? 

另一个快速和脏的“差距分析”是使用Babok要求类型。作为BA,从业务需求开始,几乎总是缺少。你说,“没办法”。 “方式”,我回复,因为良好的业务要求必须有良好的指标(我们将衡量的东西)和指标(测量数量),而这些指标和指标可能相当罕见。 “销售额增加”不是业务需求,也不是“增加销售额10%”。如果你不同意,这意味着切削价格50%可能是一个解决方案,因为这肯定会增加至少10%的销售额。业务要求 - 经常缺少 - 留意!

至于利益攸关方“要求”(要求[规定,确认],根据BOK),他们的“差距”(愿望,误解,忽略的创新机会)在分析方面,在原则上发现,如此 - BE和完整的商业案例更好地理解。

最后但并非最不重要的是,记住风险是要求的巨大的“空白”来源。 

示例1:用户拒绝新应用的风险 - 50%。缓解 - 使应用程序真正为用户工作,而不仅仅是为了管理。这是“业务需求”为轻松使用的方式来自,简单而有趣,更少的步骤,更好的界面。

例2:滥用申请数据的风险 - 90%。缓解 - 确保建模数据要求以反映真实域(客户有许多地址,地址提供多种用途,地址服务于多个客户)。如果我们每位客户进行一个地址,并且每个地址的一个客户,我们只会让生活中的生活困难,谁必须在“现实世界”中。

有很多,更多(询问“痛点”,执行竞争对手的能力和变化趋势的外部分析,寻找法规和其他解决方案文档,了解“AS-IS”的历史,所以您不会退回它并破坏其他要求。示例:原始要求:质量,验证数据为99.9%准确报告。新的“请求”(要求[说明]) - 用户想要在批量中加载电子表格,跳过验证。您认为新的请求被忽视(“我的工作太难了,让我做一个更糟的工作”),但这要求实际上是由客户实施的,击败数据验证。

再次 - 搅拌这些新成分,将“他们要求重写为重写”,不要忘记留下您的评论。 

下个月:Schmision接受“AS-IS”和“成为”,因为我们看看Bok正式的“能力差距”。我们会注意到,在我们的组织中,“解决方案方法”和“解决方案范围”倾向于在Capailbity差距分析之前,我们寻求逃避评估原始“愿景”的努力,以便(最常)是 - 匆忙解决方案。 

P.S.在Babok上看“愿景”要求,您会发现它们明确提及,不太可能是“正在进行的”要求。贝克!你怎么看?

别忘了留下你的评论。

Marcos Ferrer.

Marcos Ferrer.,CBAP 拥有超过20年的业务分析实践经验和信息技术进行过程改进的应用。在1983年毕业之后,芝加哥大学,弗雷德先生在芝加哥加入了IBM,在那里他致力于各种行业的要求和系统实施。他最近的项目包括退伍军人政府的工作要求,在华盛顿郊区卫生委员会引入BA实践,并为NRG Bowl LLC创建保龄球行业模型。 2006年11月,Marcos Ferrer是IIBA认证的第一个CBAPS之一。他曾担任IIBA的DC-Metro篇的选举成员,最近是总统,并协助写作Bok 2.0测试。

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