2013年9月24日星期二09:27

进军业务:他们想要什么?

撰写者

 9月24日 当我二十多岁的时候,世界当然与今天不同。我们更关心只是活着并完成工作。当时流行的观点是,努力工作将得到适当的回报,因此,我们将在公司和整个社会中得到提升(换句话说,不考虑为进入高级管理人员而提前计划)。这种方法对我们中的某些人有效,尽管就我而言,我不得不离开公司和组织结构的局限才能取得成功。

如今,进入工作队伍的年轻一代已经开始关注公司的顶层公寓,并且不畏惧公开声明。我怎么知道?我刚度过暑假,当时刚从多家不同公司毕业的应届大学毕业生中,作为行业的一位年长者,我最常被问到的问题是:“我需要做什么才能取得成功?”去年,我听到了相同类型的问题:“经理们在寻找我们拥有什么?” “什么能使我们升职?”

因此,我决定寻找答案。我知道我认为是答案,但我想看看当今的经理和行政人员真正在寻找什么。我问过与我一起工作的高管和经理。我问招聘人员和我的顾问。然后,我总结了对四个基本特征的回答。不难无论是与我这一代半退休的高管,还是与后继的中高层管理人员交谈,大多数对话都得出相同的结论。答案各不相同的人与主流的相差不远。  

以下是组织或其他组织中的高层管理人员需要按重要性顺序注意的四个特征或技能:

  • 言语交流(影响力)
  • 书面交流(组织)
  • 执行(纪律)
  • 性能(跟踪)

幸运的是,技能的所有四个特征都是可以学习的。您不必天生就具有影响或写得很好的天赋。甚至可以学习纪律。通过实践,可以完美地实现这四个方面,或者至少可以显着地改进它们。您写的越多,您就越会熟练地写作,以及与写作相伴的思想组织。展品展示越多,您的整体表现就越好,并且随着您的良好表现变得越明显,您展示的展品就越多,依此类推。这四个特征的基础是信心。

那么,我们真正在说什么呢?让我们看一下这四个特征中的每个特征,以及获得或改进它们的一些简单方法。

言语交流(影响力)

对于那些想在组织中升迁的人来说,最常被引用的技能是口头交流。经理,客户,高管和每个人都很欣赏能够以合乎逻辑,引人入胜的方式将他们的想法汇总并口头表达这些想法的人。业务分析人员一直在进行口头交流:促进会议,提出问题,获取信息,进行演示等等。口头交流包括以下内容:

  • 在会议场合表达您的想法和立场
  • 对组织的各个层次进行正式介绍
  • 向一组同事,经理或高层管理人员提供状态或其他报告
  • 影响另一方或其他方通过特定的行动计划
  • 谈判或调解冲突
  • 依此类推

影响力是在观众(一个或多个人)面前以有意义的方式将单词组合在一起的能力的基础。影响力使人们无需行使权力就可以做某事。如果您可以展示影响力的能力,那么您还可以展示自己进行口头交流的能力:目的,意图,逻辑和适当的强调。有能力成功影响周围人的人在行政套房中需求量很大,而供应却很少。即使在MBA课程中,大学的“影响力101”课程也很少开设(如果有的话)。

您如何获得或改善此特征?

  • 您可以通过加入Toastmasters或任何以演讲为重点的组织(例如会议)来提高对公开演讲的了解。
  • 积极征求周围人的反馈。询问您是否被了解,如果不了解,为什么不知道。
  • 通过观察听众的肢体语言反应,更多地了解您的单词对他人的影响。
  • 采取一些小步骤即可克服您在公开场合讲话的恐惧。在每次会议中,都尝试提出至少一个问题或发表至少一条评论。
  • 与其写文本,推文甚至电子邮件,不如通过电话或亲自与对方进行口头交谈。练习口头交流。

仅专注于您的语言技能将带来改善,并且通过改善您将获得信心,然后获得更多改善。 

您知道当管理层要求您在会议上进行演示时,您的工作正轨。 

书面交流(组织)

书面交流仅次于口头交流。在Internet时代,许多人忘记了大多数交流仍然是书面的,尤其是在企业中。高层管理人员总是在寻找可以将文字以书面形式组合在一起的工作人员。业务分析师写很多东西。他们编写需求,备忘录,业务案例,项目章程,报告,汇报,决策文件等。言语交流虽然会产生情感和个人影响,但这种影响可能会在说话后的很短时间内消失并消失,而书面交流则是持久的,并且可能永远持续下去,无论是纸上还是零碎。我也许可以拒绝说些什么或声称对口头对话有误解,但我的书面文字中没有否认性。这就是全部文字,而不仅仅是正式的报告或合同。这包括:

  • 正式书面报告
  • 正式和非正式的书面提案
  • 商业案例和其他决策文件
  • 非正式书面报告
  • 备忘
  • 电邮
  • 文字
  • 推特
  • 贴子
  • 几乎所有您撰写的与组织中任何人共享的内容

然而,在这些字眼的背后,隐藏着另一个闪耀的特征:组织。成功写作需要有组织的思想。一个写得好的人表现出一种组织好自己的思想的能力,足以将这些思想转化为有意义的单词和句子,以便其他人可以阅读和理解。这是与口头交流不同的技能。有许多人能写得很好,但不能将两个词有意义地摆在听众甚至个人面前。而且有些人可以很好地表达自己的想法,但对如何在页面上输入相同的单词却一无所知。

在执行套件中,支持写作技能的组织技能并没有被忽视。那些写得好的人会认可出色的写作,实际上每个人都会做到:思想清晰,使用正确正确的单词,用更少的单词表达您的观点(简洁),并以一种易于理解的方式排列句子听众。获得认可的较简单方法之一就是写得好。您的口头交流对象有限;您的书面通讯没有。

您如何成为一名更好的作家? 

  • 阅读更多。阅读成功作家写过的东西(小说,非小说,论文,文章等)。您将开始听到他们的句子和段落的节奏,并将其运用于您的写作中。
  • 要求提供有关语法和句子构造的反馈。我们在学校教过的语法规则旨在帮助我们清晰书写,而其他人则理解我们的写作。
  • 在编写之前先考虑一下自己在写什么,然后再查看,甚至是推文,文本和电子邮件。纠正语法错误的行为会在您的脑海中铭记该纠正,并且将来您不太可能犯该错误。
  • 在每次会议中做笔记,并有目的地将自己的笔记改写成报告(您不必将其显示给任何人)。
  • 并且,在所有其他建议之上:要成为更好的写作,请写更多。

正如招聘人员和其他人可以阅读您的Facebook图片和帖子一样,您还听到过有关因不适当的Facebook帖子而失业的故事,您撰写的内容和撰写方式也反映了您作为个人和业务分析师的想法。或您目前拥有或希望获得的任何职位。如果您想取得成功,请注意所写内容。当您开始写得更好时,您将对自己写得好的能力充满信心,这会激发您去写更多的东西。

您知道当管理层要求您提供会议或项目的书面摘要,特别是执行摘要时,您的工作正当其时。

执行(学科)

有些人在口头和书面上都谈论过一个很好的游戏,但是似乎从来没有完成任何事情。您可能知道那样的人。有些人很擅长识别问题,甚至提出了完美的解决方案,然后他们认为自己的工作完成了,转而从事其他工作。业务分析就是为组织解决业务问题。除非在业务环境中使用该解决方案,否则问题不会得到解决。最后,有一项工作需要完成。

关于大学学位价值的持续且看似永恒的辩论就是一个例子。除了大学的所有教育和社会方面,对拥有学位名称后的公司的管理,表明您具有完成四至八年学业并完成工作的毅力和决心,并且学位是证明。毅力和决心是工作环境中的宝贵特征。我使用“纪律”一词来表示有时需要的坚持,决心,耐力和专注力,以完成工作,尽管受到干扰,分心,转移注意力以及电子邮件,推文,未完成的在线游戏,Google,成功的业务分析师和高层管理人员跟踪的一位是通过拥有成功完成工作的声誉来显示决心和纪律的人。

通过写作和口头交流注意到您之后,管理层将查看您是否可以按照自己的意愿去做。你完成工作了吗?你能按时完成吗?即使只是暗含了这些诺言,您也遵守诺言吗?你是一个言行一致的人吗?

您如何获得执行的声誉?

  • 显然是通过执行。如果您无法“进入凹槽”或“流程”,请练习。
  • 减少分心。
  • 焦点。
  • 当您发现自己在漂移并参与使您远离执行,停止,屏住呼吸和重新集中精力的活动时。
  • 有些人发现冥想有助于提高整体注意力,甚至在“噪音”变得过于侵入的一天中进行几分钟冥想。
  • 有意识地意识到自己经常找借口来避免做一些觉得无聊,乏味或无挑战性的事情。

当您关注使您无法完成工作或任务的原因时,您会发现专注和执行的能力会自动提高。随着关注点的增加,您可以执行分配给您的工作的信心也将增强,您会发现自己自愿参加更多的工作,这反过来又增加了您的信心。 (请注意不要超量预定并最终没有完成任何事情)。

您知道当经理来找您完成工作或叫您接管其他人丢下的球时,您就处于正确的轨道上。

性能(跟踪)

您买了一辆新车,然后把车开了。它运行良好,您对这辆汽车的执行力以及将其出售给您的经销商感到满意。但是,在行驶了数百英里之后,汽车开始表现出可疑的特征:发动机在不适当的时间熄火,刹车发出尖叫声,废气从无色变成深黑色。您确定汽车的性能不及出色。然后,根据经销商对您的汽车所表现出的问题的响应程度,评估经销商的绩效。

项目或项目的结果也是如此。最后,产品的长期性能将取决于产品对组织的价值,以及交付产品的人员的价值。成功的业务分析师始终致力于通过确保解决方案在运作中正常运行并继续正常运行来解决业务问题。成功的业务分析师假设该解决方案可能并不完美,并在解决方案投入运行后寻求改进方法。高层管理人员注意到业务分析师对性能价值的关注,并注意到业务分析师致力于确保解决方案的长期成功。  

您如何增加对绩效的关注? 

  • 通过认真对待项目经验教训或回顾会议。
  • 无论项目经理是否要求,都要在工作中吸取经验教训。
  • 对此类会议中提出的建议改进采取行动,以便您的个人绩效和团队绩效随着每个成功的项目或冲刺而提高。
  • 寻找那些可能反对项目或产品的人,或者对所做的事情持批评态度的人,并找出为什么会这样。
  • 不断问歌德的三个关键问题:

我(我们)做了什么?

做得好吗

值得这样做吗?

考虑完成一个成功项目,然后在另一家公司甚至同一组织中担任新职位的情况。您先前职位的遗产将基于什么?您与团队成员的关系(他们自己可能已经继续前进)?您的书面要求之美?您在永无止境的项目会议中的谈判能力?不。您的遗产是成功项目的结果。您可以自豪地指出您所使用的仍在运行的系统或解决方案,为您离开后的几年为组织创造价值。当您认可并宣传在为组织增加持久价值方面所取得的成功时,您将对自己作为业务分析师的能力充满信心,这反过来将带来更好的解决方案。

您知道,当管理层将您介绍为为组织带来收益的系统或解决方案背后的主要推动者之一时,您就处于正确的轨道上。

置信度

正如我在第一段中所说的那样,有一个观念认为做好工作会本身受到重视和奖励。不幸的是,情况并非总是如此。在日常事务的所有繁忙和压力中,管理人员可能会忽略总是能完成工作的安静,称职的工人。尽管“做好工作本身就是一种回报”的概念有很多话要说,但本文适用于那些寻求进步或前进的人。表现出四个特质中的任何一个都会从上方引起积极的关注。至少根据我与之交谈的高管的观点,这四个方面的出色表现使您可以快速进入高管套件。

四个特征中的每个特征都与信心相关联:对自己和自己的行为的信心。当您对一个领域或特质有了信心时,这种信心就会流失,以帮助您改善另一个特质。您可以选择改善自己最喜欢的特质,例如说话,或者选择专注于自己最需要改进的特质。没关系您可以选择每月专注于一个特征,每年重复三次。或者,您可以专注于可以为您带来管理层和同行最积极反馈的特质。这四个特征中任何一个的任何改进都会增加您升职的机会。 

最后,提高您在口头交流,书面交流,执行和表现方面的知识,技能和能力有助于您提高整体信心。对自己和所做的事情充满信心是业务成功的重要前提。

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 史蒂夫·布莱斯

PMP 史蒂夫·布莱斯 在业务分析,项目管理和软件开发方面拥有超过43年的经验。 他为开发业务分析流程的公司提供咨询服务。他是IIBA BABOK指南3.0的委员会成员。他是《业务分析:成功的最佳实践》一书的作者。

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